Ngày 30/6/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 168/2025/NĐ‑CP và được hướng dẫn chi tiết tại Quyết định số 2353/QĐ‑BTC ngày 03/7/2025 của Bộ Tài chính về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, từ ngày 01/7/2025, tất cả các thủ tục liên quan đến hộ kinh doanh, bao gồm thành lập, thay đổi nội dung đăng ký, tạm ngừng, chấm dứt hoạt động và cập nhật thông tin, sẽ được thực hiện trực tiếp tại ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ nơi đặt trụ sở kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hồ sơ, thủ tục khi đăng ký hộ kinh doanh.
Chủ hộ kinh doanh có thể lựa chọn phương thức đăng ký trực tiếp, đăng ký qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử.
1. Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc đăng ký qua dịch vụ bưu chính
– Nộp hồ sơ: Chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt trụ sở hoặc bất kỳ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nào trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở.
– Tiếp nhận và xử lý: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, đồng thời theo quy định tại khoản 2 Điều 85 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Trong 03 ngày làm việc trường hợp hồ sơ đủ điều kiện, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và gửi thông báo về Cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện cấp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ và nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
2. Trường hợp đăng ký qua mạng thông tin điện tử:
– Đăng nhập hệ thống: Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để kê khai thông tin, tải hồ sơ điện tử, ký số và thanh toán lệ phí trực tuyến trên các cổng thông tin www.dichvucong.gov.vn hoặc www.dangkykinhdoanh.gov.vn
– Xử lý hồ sơ: Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký. Hệ thống tự động cấp Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả qua mạng thông tin điện tử.
– Thời gian xử lý: Trong 03 ngày làm việc: Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện Cơ quan đăng ký kinh doanh tiến hành thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký và thông báo điện tử cho Hộ kinh doanh. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông báo điện tử cho hộ kinh doanh để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
3. Thành phần hồ sơ
– Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu)
– Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (Thẻ CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực) của cá nhân đăng ký thành lập; các thành viên hộ gia đình (trường hợp nhiều thành viên trong gia đình cùng tham gia kinh doanh);
– Bản sao công chứng Biên bản họp và văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình (nếu hộ kinh doanh do nhiều thành viên cùng thành lập);
– Bản sao công chứng hợp đồng thuê hoặc văn bản thoả thuận thuê /mượn mặt mặt bằng kinh doanh trường hợp địa chỉ kinh doanh không phải là nơi ở của chủ hộ;
– Bản sao chứng chỉ hành nghề (nếu có);
– Văn bản uỷ quyền thực hiện thủ tục (nếu có);
+ Uỷ quyền cho cá nhân: Văn bản uỷ quyền (không bắt buộc công chứng, chứng thực)
+ Uỷ quyền cho tổ chức dịch vụ: Hợp đồng dịch vụ và Giấy giới thiệu cho cá nhân thực hiện.
+ Uỷ quyền cho dịch vụ bưu chính công ích: Phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và chủ hộ.
+ Uỷ quyền cho bưu chính không phải công ích: Hợp đồng dịch vụ và Giấy giới thiệu cá nhân thực hiện thủ tục.
Lưu ý: Người ủy quyền và người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người uỷ quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo theo quy định tại khoản 6 Điều 22 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.
Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký phải kèm theo bản sao Căn cước công dân còn hiệu lực của chủ hộ kinh doanh.
4. Điều kiện đăng ký hộ kinh doanh
– Ngành, nghề kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;
– Tên hộ kinh doanh đặt đúng theo quy định tại Điều 86 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP;
– Có hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh đầy đủ, hợp lệ;
– Nộp đủ lệ phí theo quy định.
– Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:
+ Có đầy đủ các giấy tờ dưới dạng văn bản điện tử; tên gọi đúng quy định.
+ Kê khai đầy đủ số điện thoại, địa chỉ thư điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
+ Hồ sơ kê khai phải được ký số bởi chủ hộ kinh doanh hoặc người được uỷ quyền (kèm theo các tài liệu điện tử chứng minh việc uỷ quyền quy định).
Việc chuyển thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh về UBND cấp xã từ ngày 01/7/2025 không chỉ đơn giản hóa quy trình, mà còn rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho hộ kinh doanh. Các hộ kinh doanh cần lưu ý và cần chuẩn bị đầy đủ, chính xác hồ sơ và tuân thủ đúng trình tự thủ tục để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhanh chóng. Việc nắm vững mọi quy định không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh được sự chậm trễ, rủi ro không đáng có, mà còn góp phần hoạt động kinh doanh hiệu quả và phát triển ổn định lâu dài.
